Choć dzisiaj trudno jest w to uwierzyć, jeszcze dziesięć lat temu temat wideokonferencji wywołał poważne dyskusje na temat ich zasadności, skuteczności oraz wpływu na sektor gospodarki związany z podróżami służbowymi. Dzisiaj trudno jest wyobrazić sobie skuteczną komunikację pomiędzy oddziałami firmy lub z kontrahentami bez systemu wideokonferencyjnego. Dowiedz się, jakie aplikacje do wideokonferencji są obecnie najpopularniejsze oraz jak zmieniły biznes.

Wideokonferencja – jak zmieniła biznes?

W zależności od rynku, na którym działa przedsiębiorstwo, podróże służbowe wiązały się niekiedy z ogromnymi kosztami dla firmy, a także długimi godzinami spędzonymi w samolocie lub innym środku transportu. Po upowszechnieniu się technologii umożliwiającej prowadzenie rozmów na żywo na odległość, popyt na bilety lotnicze w sektorze biznesowym spadł, niektórzy widzą w upowszechnieniu wideokonferencji nawet… przyczynę wycofania ze służby Concorde’a – bodaj najwspanialszej maszyny wykorzystywanej w lotnictwie cywilnym.

Spotkania on-line nieustannie zyskują na popularności. Wynika to z faktu, że generują nieporównywalnie niższe koszty niż zakup biletów na środki transportu i rezerwacja hotelowych pokoi. Ponadto wymagają znacznie mniejszego nakładu czasu (jak od dawna wiadomo – czas to pieniądz), są łatwe w obsłudze, a także ekologiczne.

Wideokonferencje dały również nowe możliwości komunikowania się pomiędzy oddziałami firmy. Możliwe są grupowe spotkania wszystkich pracowników, działów lub zarządów. Ponadto ze względu na znikome koszty i łatwość nawiązania połączenia, konferencje mogą odbywać się cyklicznie (w przeciwieństwie do dalekich podróży służbowych). Możliwe są nie tylko rozmowy twarzą w twarz, ale również prezentowanie projektów multimedialnych. Coraz popularniejsze w ostatnich latach webinary, czyli szkolenia odbywające się online na żywo, również nie mogłyby zaistnieć bez rozwoju technologii wideokonferencji.

Najlepsze aplikacje do wideokonferencji

Pierwsze skojarzenie, jakie nasuwa się wielu osobom po usłyszeniu hasła o wideo- lub telekonferencji, jest Skype. Jego funkcjonalność rozrosła się po przejęciu go przez technologicznego giganta, firmę Microsoft. Mimo swojej popularności, Skype nie jest najbardziej funkcjonalnym narzędziem. Warto jednak poznać zarówno ten program, jak i kilka innych. Poznaj aplikacje, które ułatwia prowadzenie wideokonferencji w biznesie.

MyOwnConference

Ogromną zaletą tej aplikacji jest jej wielojęzyczność. Program obsługuje aż 15 języków, w tym polski. Przy jego użyciu możliwe jest jednoczesne mówienie do kamery nawet przez dziesięć osób. Aplikacja umożliwia:

  • prowadzenie prezentacji wideo,
  • udostępnianie ekranu,
  • komunikowanie za pomocą czatu,
  • przeprowadzanie ankiet,
  • współdzielenie ekranu,
  • rysowanie na slajdach,
  • nagrywanie konferencji.

MyOwnConference działa z poziomu przeglądarki, dlatego można używać go na komputerach PC, Mac, a także na urządzeniach mobilnych obsługiwanych przez IOS oraz Android. Użytkownicy mają do wyboru różne plany taryfowe.

Aplikacje do wideokonferencji

WebEx

To jeden z najbardziej znanych programów do wideokonferencji. Został stworzony przez firmę Cisco w 1995 roku. Jego funkcjonalność jest bardzo szeroka. WebEx pozwala na prowadzenie konferencji z udziałem wielu osób, szkoleń oraz prezentowanie multimediów. Oprogramowanie to jest wygodne szczególnie dla słuchaczy, którzy, by uczestniczyć w konferencji nie muszą rejestrować się czy instalować programu. Minusem jest bark wersji polskiej.

AnyMeeting

To oprogramowanie daje różne, wyspecjalizowane możliwości w kontekście korzystania z opcji wideokonferencji oraz webinaru. W zależności od potrzeb możesz je zatem odpowiednio skonfigurować. Oprócz szerokich funkcji, jakie można wykorzystywać w czasie połączenia, AnyMeeting pokazuje również statystyki odwiedzin konferencji, a także umożliwia wysyłanie e-maili. Program działa z poziomu przeglądarki, umożliwiając prowadzenie konferencji w jakości HD.

Google Hangouts

Warto zwrócić uwagę na ten program ze względu na jego kompatybilność z innymi narzędziami Google’a. Połączona funkcjonalność wszystkich produktów daje naprawdę duże możliwości komunikacyjne (zaproszenia przez Kalendarz, dzielenie się plikami z Dysku, wysyłanie wiadomości przez Gmail). Jak wszystkie narzędzia Google’a Hangouts charakteryzuje się prostym i intuicyjnym interfejsem. Ogromna zaleta to bezpłatność i brak reklam.

Program posiada jednak duży minus – transmisja na żywo charakteryzuje się sporym opóźnieniem, co może irytować, a przede wszystkim uniemożliwia konwersację wielu osób jednocześnie.

Skype

Skype dla biznesu

Skype dla biznesu umożliwia wideokonferencję z udziałem nawet 250 osób. W związku z tym, że należy do grupy Microsoftu, jest kompatybilny z pakietem Office oraz pocztą Outlook. Oprócz konferencji dostępny jest również czat. Podobnie jak inne narzędzia, Skype dla biznesu również umożliwia nagrywanie spotkań.

Co zrobić, by wideokonferencja była bezpieczna?

Pamiętaj o tym, że udostępniane w czasie konferencji dane, tj. dane osobowe, pliki, slajdy, wiadomości, to nierzadko cenne informacje lub nawet dane krytyczne. Dlatego upewnij się, że są bezpieczne. W tym celu:

  • zabezpiecz dostępy,
  • zdefiniuj uprawnienia i role audio,
  • ustal kody dostępu,
  • skorzystaj z funkcji bezpieczeństwa dostępnych w aplikacji.