Biura elastyczne powstają w wyniku odpowiedzi na zapotrzebowanie przedsiębiorców, którzy, szczególnie w sektorze mikro- i małych przedsiębiorstw przez pierwszą dekadę stulecia mieli problem ze znalezieniem przestrzeni biurowej, która pozytywnie wpływałby na funkcjonowanie firmy. Dzisiaj sytuacja uległa znacznemu polepszeniu, dzięki czemu start-upy i małe firmy mają znacznie większą swobodę w wyborze lokalizacji biura.

Biura serwisowane i coworking – ukłon w stronę małych firm

Tylko w 2018 roku w Polsce powstało ponad 280 tysięcy firm. Ich zapotrzebowanie na przestrzeń biurową różni się w zależności od sektora, branży, a także wielkości przedsiębiorstwa. W pierwszej dekadzie XXI wieku najwięcej trudności ze znalezieniem odpowiedniej przestrzeni do pracy miały małe firmy. Wynikało to przede wszystkim ze sprzecznych interesów, jakie mieli właściciele przestrzeni biurowej oraz najemcy, czyli przedsiębiorcy.

Na czym polegał problem?

Mali, a szczególnie mikroprzedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż dziesięć osób, nie znajdują się w gronie atrakcyjnych najemców dla właścicieli lokali czy budynków. Wynika to ze sprzecznych interesów, jakie reprezentują jedna i druga strona. Właściciele powierzchni dążą do zabezpieczenia źródła przychodu, dlatego ich celem jest podpisanie umowy na jak najdłuższy czas, za możliwie jak najwyższą cenę. Równie cenne jest dla podpisywanie umów z firmami, których pozycja na rynku jest pewna i stabilna, bowiem taki najemca jest wiarygodnym źródłem przychodu.

Nowi gracze biznesowi, którzy nie posiadają bogatej historii finansowej, stanowią dla wynajmujących ryzyko niewypłacalności. Ponadto nowe i małe przedsiębiorstwa charakteryzują się znacznie większą dynamiką rozwoju i zmian (także kadrowych) oraz mniej stabilną pozycją na rynku. Dlatego zależy im na obniżaniu kosztów najmu, a także zawieraniu umów na krótki okres. Długa umowa może zmniejsza elastyczność przedsiębiorstwa zarówno w kwestii rozwoju, jaki i ograniczenia działalności. Zapotrzebowanie na powierzchnię biurową może zmieniać się stosunkowo często.

przestrzenie coworkingowe

Z jakich alternatyw korzystały dotychczas małe firmy?

Mali przedsiębiorcy w przeciwieństwie do dużych firm, mają znacznie większe możliwości korzystania z innych powierzchni, które da się zaaranżować na przestrzeń biurową. Są one zdolne do zaadaptowania do pracy lokali mieszkalnych czy pomieszczeń w budynkach pozaklasowych, czyli biurowcach starego typu. Alternatywy te mają jednak pewne wady, do których należą:

  • niedostosowanie do pracy biurowej,
  • brak warunków sprzyjających nowoczesnemu stylowi pracy,
  • słabo rozwinięta infrastruktura.

Operatorzy elastycznych biur – jak pogodzili sprzeczne interesy?

Na konflikcie interesów nowych i małych przedsiębiorstw oraz właścicieli lokali biurowych skorzystali operatorzy nowoczesnych biur, którym w swoich usługach udało się pogodzić interesy obydwu stron. Prowadzenie biura elastycznego polega na najmie lub dzierżawie powierzchni biurowych od właściciela, a następnie udostępnieniu go swoim klientom, czyli małym firmom, star-upom czy freelancerom.

elastyczne biura

Cowork a biuro serwisowanie – czym się różnią?

Obydwa pojęcia są związane z elastycznymi miejscami pracy wynajmowanymi na krótki czas, dlatego niekiedy są ze sobą mylone. Istnieje między nimi jednak kilka różnic.

Biura serwisowane

Operatorzy oferujący swoim klientom biura serwisowane gwarantują im pełny dostęp do wyposażonych biur. Najczęściej występują one w układzie gabinetowym. Do tego klienci mogą korzystać z obsługi administracyjnej oraz technicznej. Pracownicy mają zapewnioną opiekę związaną z infrastrukturą – sprzątanie, uzupełnianie tonerów, utrzymywanie sieci internetowej, ekspresów do kawy.

Cowork

W tym modelu również można znaleźć dostęp do biur gabinetowych, jednakże dominującą formą jest tutaj open space. Oprócz obsługi, jaka jest zapewniona w biurach serwisowanych, użytkownicy coworków sa przez operatora objęci dodatkowa opieką, która polega na zarządzaniu i organizacji życia społeczności wszystkich użytkowników biura. Osoba odpowiedzialna za te działania nazywana jest Cowork Commuity Managerem. Celem prowadzenia tego typu aktywności jest umożliwienie zbudowania sieci kontaktów oraz pobudzenie biznesowej kreatywności i wymianę idei.

Skąd pomysł na elastyczne biura?

Mnogość nowych zawodów, które zaczęły pojawiać się na rynku pracy wraz z rozwojem usług internetowych oraz branży kreatywnej, dała możliwość podejmowania pracy w wolnych zawodach bez konieczności codziennego przychodzenia do biura o wyznaczonych godzinach. Freelancerzy chętnie pracowali zatem we własnych domach lub w kawiarniach, jednak z czasem zrozumieli, że obecność w biurze ma również pozytywny wpływ na ich pracę. Biura serwisowane i przestrzenie coworkingowe mają zatem na celu:

  • mobilizację do wykonywania obowiązków,
  • stworzenie warunków sprzyjających koncentracji,
  • uporządkowanie rytmu dnia.

Elastyczne biura – dla kogo?

Wspomnieliśmy już wcześniej, że biurach serwisowanych i przestrzeniach coworkingowych swoją pracę wykonują przede wszystkim małe firmy i start-upy, ale również freelancerzy. Korzystają z nich jednak także przedsiębiorcy, którzy mają własne biura lub wynajmują przestrzeń do pracy, ale w miejscach tych warunki nie pozwalają na niektóre przedsięwzięcia – konferencje, zebrania kadry pracowników lub zarządu, nakładające się na siebie w czasie spotkania z kontrahentami. Korzystanie z elastycznych pomieszczeń pozwala uniknąć inwestycji w rozbudowę lub doposażanie własnych przestrzeni.

biura na wynajem

Korzystanie z biur elastycznych – jakie niesie korzyści?

Elastyczne biura zyskują na popularności ze względu na wygodę użytkowania oraz uproszczone rozliczanie wszystkich kosztów. Jakie korzyści mają przedsiębiorcy, którzy decydują się na korzystanie z usług operatorów takich przestrzeni?

Koszty

Współdzielenie przestrzenie biurowej to możliwość zoptymalizowania kosztów utrzymania pomieszczeń. Oszczędności dokonuje się przede wszystkim przy użytkowaniu przestrzeni wspólnych, takich jak kuchnie, toalety, korytarze. Wygodą dla prowadzenia księgowości działalności jest również jedna faktura za korzystanie z przestrzeni – nie musimy zatem dbać o wszystkie rachunki za media czy usługi techniczne. Oszczędzić można również na podstawowym wyposażeniu biura, ponieważ biura serwisowane i przestrzenie coworkingowe są w pełni wyposażone.

Networking

W otwartej przestrzeni lub sąsiednich biurach pracują przedsiębiorcy z różnych branż, dzięki czemu nowe firmy mają możliwość budowania sieci kontaktów, która może zaowocować rozwojem oraz zwiększenia liczby potencjalnych klientów. Networking może przynieść również korzyści w postaci większej liczby źródeł pomocy i współpracy.

Rejestracja pod adresem

Rejestracja firmy pod adresem biura poprawia wizerunek przedsiębiorstwa w oczach kontrahentów – zaproszenie na rozmowę do nowoczesnego biurowca jest dla potencjalnego klienta czy inwestora znacznie atrakcyjniejsze niż wskazanie adresu prywatnego mieszkania.

Elastyczność

Umowy podpisywane są na krótki czas, dzięki czemu w przypadku szybkiego rozwoju lub zmniejszenia obrotów firmy, można w krótkim czasie zmienić biuro na takie, które lepiej pisze się w aktualną kondycję i potrzeby przedsiębiorstwa.

5