Skuteczna komunikacja to klucz do efektywnej pracy zespołu. Jednak co należy zrobić, by rzeczywiście była ona skuteczna? Kto powinien nadawać ton dyskusjom? Czego unikać, by nie popełniać błędów i nie zaniżać jakości pracy? I wreszcie – jak komunikować się ze sobą w przestrzeni typu open space, by nie przeszkadzać innym? Dowiedz się, jak prowadzić komunikację w firmie, by zespół pracował wydajnie.

Komunikacja w biurze – przykład daje przełożony

Skuteczna komunikacja w zespole powinna mieć swój początek u najwyżej postawionych osób. W większych przedsiębiorstwach są to menedżerowie, w mniejszych firmach zwykle ich właściciele. Jeśli zarządzasz zespołem, każdy Twój komunikacyjny błąd będzie miał swoje konsekwencje. Zauważysz je nie tylko w efektywności pracy, ale również w zgraniu zespołu i jego nastawieniu do wykonywania obowiązków. Co się stanie, kiedy Twoje narzędzia komunikacyjne będą destrukcyjne? Zespół będzie stał w opozycji do Ciebie i zacznie kreować własne metody wewnętrznego komunikowania.

Bariery komunikacyjne – co przeszkadza nam w kontakcie ze współpracownikami?

Problemów komunikacyjnych zwykle szukamy u naszego rozmówcy. Warto jednak spojrzeć na problem obiektywnie i zastanowić się, czy wina nie jest wypośrodkowana, a może wręcz leży po naszej stronie. W ten sposób unikniemy nieporozumień i irytacji, z których często wynikają konflikty i problemy w pracy. Zobacz, czym są spowodowane problemy komunikacyjne wewnątrz przedsiębiorstwa.

bariery komunikacyjne

Licz się z czyimś zdaniem

Wspólne tworzenie twórczego zespołu opiera się na wymianie pomysłów i doświadczeń. Dlatego uparte trwanie przy własnym zdaniu i ignorowanie pomysłów oraz sugestii współpracownika nigdy nie prowadzi do skutecznego końca dyskusji.W tym warto zwrócić uwagę na czyjeś doświadczenia i pomysły. Spojrzenie na problem z perspektywy drugiej osoby, pozwoli dojść do bardziej konstruktywnych wniosków.

Bariery komunikacyjne są wywoływane również przez inne czynniki i zachowania.

  • Ocenianie innych – często zdarza nam się używać stereotypów w ocenie współpracowników. Przez to nie jesteśmy w stanie obiektywnie spojrzeć na jego umiejętności oraz osobowość. Przeszkadza to we wspólnym osiąganiu zamierzonych celów.
  • Produkcja nadmiaru informacji – często zalewamy współpracowników tak dużą ilością informacji, że tworzymy istny mętlik. Nasi współpracownicy w pewnym momencie przestają rozumieć, a w skrajnych momentach nawet nie słuchają.
  • Niesłuchanie – czyli sytuacja odwrotna do przekazywania nadmiaru informacji. Może być spowodowana mętlikiem komunikacyjnym lub przeświadczeniem o własnej racji.

Open space – jak komunikować, by nie przeszkadzać innym?

Biura typu open space niosą przedsiębiorcom wiele korzyści. Najważniejsza z nich to oszczędzanie przestrzeni, która dotychczas była używana na elementy architektoniczne mające na celu oddzielenie stanowisk pracy. Dla pracodawcy jest to możliwość obniżenia kosztów utrzymania biura, ponieważ na tej samej powierzchni jest w stanie zmieścić większą liczbę stanowisk pracy niż w przypadku ich oddzielania np. ściankami. Inne to możliwość łatwego przekazywania dokumentów i służbowych komunikatów. Pracownicy czują się równi, ponieważ dysponują taką samą przestrzenią, a ich warunki pracy są jednakowe. To wszystko w znaczący sposób ułatwia współpracę.

Jakie problemy niesie open space?

Niestety, pomimo licznych zalet, ten typ przestrzeni pracy może przysporzyć pewne problemy komunikacyjne. Dlatego w open space’ach niezbędne jest przestrzeganie pewnych reguł, których celem jest zapewnienie komfortowych warunków.

  • Głośne mówienie a pewne mówienie. Przekazywanie komunikatów z zachowaniem pewności siebie i przekonania lub nawet autorytetu przełożonego nie musi wcale odbywać się na wysokich wartościach decybeli. Odpowiednia intonacja oraz asertywność potrafią zrobić na odbiorcy znacznie większe wrażenie niż podniesiony głos. Głośne mówienie może świadczyć o nadawcy komunikatu źle, szczególnie w polskim kręgu kulturowym, gdzie głośniejsze rozmowy nie są na porządku dziennym.
  • Irytujące powiadomienia. Praca biurowa wiąże się z licznymi powiadomieniami – przychodzące maile, rozmowy telefoniczne, wiadomości w komunikatorach internetowych. Ich dźwięki mogą być niekiedy irytujące i rozpraszające, dlatego warto je wyciszyć. Jeśli słuchasz muzyki przez słuchawki, również dostosuj jej głośność, by nie słyszeli jej wszyscy pracownicy w biurze.
  • Szanowanie przestrzeni innych pracowników. Nie zapominaj o zasadach proksemiki. W polskim kręgu kulturowym ludzie cenią sobie prywatną przestrzeń. Dlatego dla zachowania odpowiednich relacji nie powinno się jej przekraczać. Wyobraź sobie, że każdy z pracowników jest otoczony bańką mydlaną. W relacjach z nimi zachowuj się tak, by nie przebić bańki.
  • Rozmowy na temat. Wzajemna pomoc i bezpośrednia komunikacja to nieodłączny element pracy w open space’ach. Kiedy wraz ze współpracownikiem dojdziecie do konkluzji, zakończcie rozmowę. Często zdarza się, że wówczas schodzi ona na inne tory, niezwiązane z pracą. Jest to bardzo krótka droga do poirytowania pozostałych współpracowników.
  • Unikanie jedzenia i zabiegów kosmetycznych we wspólnej przestrzeni. Twoi współpracownicy mogą po prostu czuć się z tym źle. Wykorzystaj do tych czynności specjalnie przeznaczone do tego pomieszczenia – kuchnię i łazienkę. Pomoże Ci to również w zachowaniu czystości stanowiska pracy.

 

Komunikacja w biurze – podsumowanie

Zachowanie skutecznej komunikacji w firmie zależy od formy komunikowania oraz przyjęcia odpowiedniej postawy. Do tego dochodzi przykład dawany przez przełożonych. To przede wszystkim oni są odpowiedzialni za to, by nieprawidłowa komunikacja nie wpływała negatywnie na jakość i skuteczność pracy. W Twojej firmie pojawiają się problemy z komunikacją? Zastosuj proponowane przez nas rozwiązania i zobacz, jak zmieni się nastawienie Twoich pracowników, a w konsekwencji jak wpłynie to na wydajność pracy.