Zorganizowanie konferencji pozwala firmie wykreować wizerunek lidera w swojej dziedzinie. Jest też szansą na zacieśnienia więzi z obecnymi klientami i możliwością na nabycie nowych kontaktów. Przekonaj się, o czym musisz pamiętać organizując konferencję lub spotkanie biznesowe!

Konferencja – jak ją zorganizować?

Dobrze zorganizowana konferencja opiera się na kilku założeniach, które należy dokładnie przeanalizować. Punkty te wskazują kolejno:

  • tematykę – pozwala ona zgromadzić wcześniej określoną grupę docelową, dla której dane zagadnienie będzie interesujące lub będzie odpowiadać potrzebom rynku,
  • budżet – zawiera zarówno koszty związane z: najmem sali konferencyjnej, obsługom eventu, wyposażeniem, jak i uwzględnia nieprzewidziane wydatki związane np. ze zwiększonymi wypłatami dla pracowników z tytułu wypracowanych nadgodzin,
  • harmonogram – obejmuje terminy, których nie można przekroczyć przy organizacji spotkania, a także pozwala świadomie kontrolować budżet. Spisany scenariusz warto wzbogacić o uwagi podwykonawców, gdyż mogą być one niezwykle pomocne w przypadku nieprzewidzianych sytuacji,
  • miejsce – lokalizacja z dogodnym dojazdem zwiększy zainteresowanie osób, jest również wygodniejsza dla samego organizatora,
  • zasięg – aby wydarzenie zyskało na rozgłosie należy zadbać o reklamę na stronach internetowych, w gazecie itp.,
  • prelegentów– mogą być to osoby z firmy, które będą jej wizytówką, a także osoby z zewnątrz – w zależności od tematu konferencji,
  • catering – przerwy między warsztatami lub prelekcjami są dobrym momentem na nawiązanie relacji, więc serwowane jedzenie powinno sprzyjać dyskusjom. W tym celu niezbędne jest odpowiednie zestawienie dań i oprawa spotkania,
  • bonusy – będą ciekawym urozmaiceniem i jednoczesną reklamą produktu lub usług. Mogą przybrać formę konkursów, które pozwolą uczestnikom nabyć ciekawe firmowe gadżety lub bony promocyjne na oferowane produkty bądź usługi.

W poszukiwaniu najatrakcyjniejszego miejsca na konferencję

Przed wyborem miejsca konferencji trzeba poznać rozkład sal, zwłaszcza jeśli zależy nam na ich większej liczbie. Niezwykle ważny jest również standard potencjalnego miejsca konferencji – sala musi mieć odpowiednią przestrzeń, która pomieści wszystkich uczestników i niezbędne wyposażenie. Warto również sprawdzić akustykę pomieszczenia i stopień jego zaciemnienia oraz działanie bezprzewodowego internetu.

Oferowana sala może posiadać m.in. laptopy, projektory i nagłośnienie, jednak sprzęty nie zawsze mieszczą się w kosztach najmu. Ważne jest również rozmieszczenie gniazdek i liczba dostępnych przedłużaczy, a także zaplecze, w którym będzie można ulokować resztę wyposażenia. W ofercie placówki powinien się też znaleźć specjalista, który pomoże w razie awarii sprzętu.

Nie tylko wnętrze budynku ma znaczenie

Na atrakcyjność miejsca wpływa także łatwość dojazdu do obiektu. Najbardziej komfortowym rozwiązaniem będzie budynek umiejscowiony w centrum, z przynależącym do niego parkingiem.

A co ze spotkaniami biznesowymi?

W zależności od charakteru spotkania może ono odbywać się w cichym kącie lub też wymagać cięższej artylerii w postaci projektora i odpowiedniego nagłośnienia niezbędnego do przedstawienia prezentacji.

O czym nie zapomnieć w zaproszeniu na spotkanie?

Na ok. 2 tygodnie przed spotkaniem dobrzej jest wysłać pisemne zaproszenia zawierające informacje o:

  • organizatorze spotkania i wyróżnieniu osoby zaproszonej,
  • terminie i miejscu spotkania,
  • agendzie spotkania,
  • formie spotkania,
  • prośbie o potwierdzenie obecności na spotkaniu.