Młode przedsiębiorstwa, freelancerzy czy start-upy często poszukują alternatywnych i zarazem innowacyjnych rozwiązań, które ułatwią im prowadzenie działalności oraz zredukują koszty założenia firmy do minimum. Ustawa z dnia 25 września 2015 roku o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, wyraźnie informuje o konieczności posiadania odrębnego adresu oraz tytułu prawnego do lokalu dla osób prowadzących działalność.

Każda przedsiębiorczość, nawet taka świadcząca usługi w formie pracy zdalnej, musi zarejestrować firmę pod konkretnym adresem, by w kontekście prawa ustalić miejsce czynności organizacyjnych, obliczania podatków, zamawiania towarów czy przechowywania niezbędnej dokumentacji. Również, jeżeli chcemy założyć spółkę z .o.o. lub zostać podatnikiem VAT to adres będzie konieczny. Stacjonarne biuro na wynajem dla  firmy, która dopiero rozpoczyna swoje działania jest bardzo kosztowne, dlatego rozwiązania oferowane przez wirtualne biura, w sposób ekonomiczny rozwiązują ten problem. Ponadto, przedsiębiorca często otrzymuje dodatkowe usługi jak udostepnienie pomieszczenia do pracy, obsługę sekretariatu i połączeń telefonicznych, a w razie potrzeby w ofertę wlicza się również elegancka sala konferencyjna, gdzie firmy mogą organizować spotkania biznesowe.

Zastrzeżenia urzędu skarbowego wobec wirtualnych biur

Kilka lat temu odbyła się głośna wymiana zdań, którą rozpoczęła Izba Skarbowa w Łodzi odmawiając nadania numeru NIP. Dyrektor tej placówki stwierdził bowiem, że wirtualne biuro nie pełni funkcji naczelnego zarządu firmy oraz że sam adres pocztowy nie jest wystarczający, by uznać miejsce działalności gospodarczej podatnika. Podobną sytuację odnotowano w Krakowie, gdy odmówiono nadania numeru NIP ze względu na brak pełnienia funkcji zarządczych spółki.

Nieporozumienie szybko zostało rozwiązane przez Naczelny Sąd Administracyjny, który udowodnił, że urząd skarbowy nie ma żadnych podstaw, by nakładać podatnikom obowiązek wskazania lokalu. Ponadto, urząd skarbowy nie był w stanie wykazać na jakiej podstawie stwierdzono, że biura wirtualne nie wykonują funkcji zarządczych.

Zgodnie z art. 8 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, urząd skarbowy może nie wyrazić zgody na nadanie NIP tylko w czterech przypadkach, gdy:

  • nie można potwierdzić tożsamości lub istnienia podmiotu,
  • wnioskujący posiada już numer NIP lub nie jest podatnikiem VAT,
  • numer został nadany wielokrotnie lub został przyznany na podstawie fałszywych danych osobowych,
  • firma posługuje się niezgodnymi z prawdą danymi adresowymi swojej siedziby lub miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Z powyższego wynika, że sprawowanie funkcji zarządczej nie powinno w ogóle podlegać rozpatrzeniu przez organy podatkowe podczas rejestracji firmy oraz nie może w żaden sposób wpływać na decyzję o nadaniu numeru NIP. Minęły już trzy lata od zakończenia tej dyskusji, a działanie wirtualnych biur zostało publicznie poparte przepisami prawnymi. Jest więc to rozwiązanie w pełni legalne, bezpieczne i przede wszystkim niezwykle opłacalne.

sala konferencyjna wrocław

Rejestracja podatnik VAT w wirtualnym biurze

Działalność biur wirtualnych jest normalizowana na podstawie regulacji ogólnej, ponieważ w polskim prawie podatkowym nie wstępują przepisy mówiące w sposób bezpośredni o rejestracji podatnika VAT w wirtualnych lokalach. Aby kontrolować dokonywanie rozporządzeń i rejestracji podmiotów gospodarczych, wirtualne biura zalicza się do przepisów w art. 96 ust 4 oraz 4a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Według art. 96 naczelnik Urzędu Skarbowego po weryfikacji danych w zgłoszeniu rejestracyjnym, rejestruje podatnika jako „podatnika VAT czynnego”, a w przypadku podatników, o których mowa w ust. 3 – jako „podatnika VAT zwolnionego”, i na wniosek podatnika potwierdza to zarejestrowanie. Przepisy te mówią również o tym, że naczelnik może wydać decyzję odmowną bez powiadomienia o tym podmiotu gospodarczego gdy:

  • dane w formularzu są nieprawdziwe,
  • podmiot nie istnieje,
  • nie ma możliwości skontaktowania się z podmiotem lub jego pełnomocnikiem,
  • podmiot lub pełnomocnik nie stawia się na wezwanie do Urzędu Skarbowego.

Oznacza to, że rejestracja podatnika VAT powinna odbyć się bez zastrzeżeń, nawet gdy podmiot zarejestrował swoją działalność w wirtualnym biurze. Przekonujące jest również uzasadnieniu wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 14 lipca 2016 r, który stanowczo poinformował, że użycie adresu wirtualnego biura podczas wypełniania dokumentów VAT-R czy NIP-8 nie może stanowić jedynej przyczyny wystawienia odmownej decyzji podczas rejestracji jako podatnika VAT.