Wirtualne biura od kilku lat cieszą się bardzo dużym zainteresowaniem. To niezwykle wygodne rozwiązanie, które nie jest dużym obciążeniem finansowym. Jest to szczególnie istotne dla początkujących przedsiębiorców oraz dla tzw. wolnych zawodów. Wirtualne biura mogą jednak budzić wątpliwości w kwestii przepisów. Jaki jest ich status prawny?

Czym jest wirtualne biuro?


 

Firmy wynajmujące powierzchnie biurowe umożliwiają podnajęcie pomieszczeń innym firmom oraz pozwalają na zarejestrowanie działalności gospodarczej pod danym adresem. Usługa jest wykonywana odpłatnie, a wysokość ponoszonych kosztów uzależniona jest od zakresu usług, które mamy zawarte w umowie. Oprócz wirtualnego adresu, w pakiecie zazwyczaj możemy oczekiwać odbierania korespondencji, jej skanowania, wynajmu biurek lub sal konferencyjnych w wybranych godzinach oraz zatrudnienia sekretarki, czy też reprezentowania firmy przed ZUS i Urzędem Skarbowym.

Spora część startujących działalności gospodarczych nie potrzebuje fizycznej siedziby, szczególnie w przypadku usług prowadzonych u klienta lub online. Dużą rolę w budowaniu wizerunku odgrywa również prestiżowy adres, np. na terenie starego miasta lub w pobliżu rynku, który bardzo dobrze wygląda na materiałach reklamowych i wizytówkach. Koszty wirtualnego biura są znacznie niższe od wynajmu powierzchni biurowych.

Wirtualne biuro, oprócz adresu rejestrowego dla spółek, często funkcjonuje jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jest konieczne do nadania numeru NIP.  Naczelnik urzędu skarbowego jest zobowiązany do wydania w ciągu 3 dni roboczych NIP, jednak istnieją wyjątkowe sytuacje, w których mogą odmówić tej czynności, co często spotykało spółki zarejestrowane w wirtualnych biurach.

Wirtualne biuro a status prawny

 

Prowadzenie biznesu wiąże się z licznymi, stałymi opłatami – ZUS, księgowość i opłaty za powierzchnię biurową generują liczne koszty. Ze względu na potrzebę ich zmniejszenia, przedsiębiorcy często decydują się na wynajęcie wirtualnego biura.

Jeszcze parę lat temu sytuacja prawna wirtualnych biur nie była do końca jasna i do dziś przedsiębiorcy zastanawiają się, czy wynajęcie wirtualnego adresu jest do końca legalne. Podstawową zasadą przy podpisywaniu umowy z wynajmującym jest potwierdzenie, że właściciel lokalu wyraża zgodę na jego wynajem osobom trzecim. Trzeba również pamiętać, że właściwym Urzędem Skarbowym dla naszej firmy będzie ten, dopasowany do wirtualnego biura, a nie adres właściciela.

W poprzednich latach naczelnicy Urzędów Skarbowych odmawiali nadania numerów NIP na podstawie następujących argumentów:

  • pod adresem nie rezyduje na stałe zarząd spółki,
  • rozbieżność między miejscem działania, a podanym adresem uniemożliwia przeprowadzenie skutecznych kontroli,
  • firma nie może w pełni wykonywać prowadzonej działalności pod adresem wirtualnego biura, ze względu na współdzielenie lokalu i związanego z tym braku środków do niezbędnego prowadzenia działalności,
  • korespondencja jest odbierana przez podmiot trzeci zamiast pracownika lub członka zarządu, w związku z tym urzędowa korespondencja nie może być nadawana na ten adres,
  • rejestracja działalności pod adresem wirtualnego biura umożliwi prowadzenie działalności mającej na celu naruszenie prawa (np. prania pieniędzy, wyłudzeń VAT lub handlowania fakturami).


Wymienione wyżej niejasności zostały rozwiązane przez decyzję Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2014 roku (sygn. akt II FSK 3549/13). Na jej podstawie, działalność gospodarcza może być prowadzona w dowolnym miejscu, także za pośrednictwem wirtualnych biur oraz punktów coworkingowych. W związku z tym żaden z Urzędów Skarbowych nie może odmówić przedsiębiorcy rejestracji działalności gospodarczej w takim punkcie.


Wirtualne biuro jest rozwiązaniem w pełni legalnym. Wystarczy do tego zgoda właściciela lokalu na podnajem go podmiotom trzecim. Właściwym Urzędem Skarbowym dla naszej działalności, będzie adres firmy świadczącej nam usługę wirtualnego biura.